Bezetting en prestatie in meld- en controlekamers, de aanpak van vhp

Drs. Jorrit Jansen Eur.Erg., Ir. Gjalt Huppes Eur.Erg., Ir. Jan Legters

Hoeveel mensen hebben wij nodig in de dagelijkse operatie? En in de nacht? En bij een calamiteit? Voor een optimale prestatie moeten er voldoende mensen zijn. Want op overbelaste mensen zit niemand te wachten. Maar onderbelasting is net zo min gewenst, nog afgezien van de (zeer hoge) kosten. Want als het werk met één persoon minder uitgevoerd kan worden, dan betekent dat in een 24-uurs omgeving meteen een heleboel geld. Veel bedrijven stellen zich dan ook de logische vraag: hoeveel mensen heb ik minimaal nodig voor een optimale bedrijfsvoering van de meld- of controlekamer?

Enkele vragen van klanten:

• Hoe hoog is de werklast in mijn meld- of controlekamer?
• Kunnen wij de roosters nog beter laten aansluiten op dag en nacht, week en weekend of seizoenen?
• Hoeveel mensen zijn er nodig onder normale omstandigheden en tijdens calamiteiten?

Onze aanpak bestaat uit de volgende stappen:
 

• Taakanalyse 
  Welke taken worden er uitgevoerd?
• Bepalen tijdsduur van iedere taak 
  Hoe lang duren de verschillende taken gemiddeld? Hierbij vinden metingen plaats op de werkplek met een elektronisch observatiesysteem.
• Bepalen frequentie van iedere taak 
  Hoe vaak komt iedere taak voor? Hierbij worden objectieve gegevens verzameld uit bijvoorbeeld jaaroverzichten of loggegevens. En als die niet voor handen zijn worden simulaties uitgevoerd of schattingen gemaakt.
• Analyse 
  Hoe hoog is de netto werklast? Simpel gezegd wordt hiervoor de duur en de frequentie per taak met elkaar vermenigvuldigd en in totaal bij elkaar opgeteld. Dit leidt tot de netto tijdsduur die men per tijdseenheid besteedt aan het uitvoeren van het hele takenpakket.
• Bepalen bezetting onder normale omstandigheden 
  Hoeveel mensen zijn er nodig? Wanneer we de netto tijdsduur weten van het takenpakket, kan de benodigde bezetting worden berekend. Ter preventie van fouten en vermoeidheid is het ‘volstorten’ van de werkdag tot 100% onwenselijk. Uitgangspunt bij een gemiddelde concentratietaak is bijvoorbeeld dat per gewerkt uur ongeveer 10 minuten ‘loze werktijd’ ingecalculeerd wordt. Afhankelijk van de spreiding in de werklast (komen er veel pieken en dalen in werkaanbod voor) en de moeilijkheid van het werk (concentratieniveau) zal daarom over de berekende bezetting een toeslagfactor gelden.
• Bepalen bezetting tijdens incidenten 
  Hoeveel mensen zijn er nodig tijdens een calamiteit? Voor incidentele situaties zoals calamiteiten of extreem drukke dagen wordt berekend wanneer dit leidt tot een zodanig hoge werklast dat opschaling moet plaatsvinden.

Voorbeeld
In een petrochemisch bedrijf worden twee beveiligingsgebouwen samengevoegd. vhp bepaalde het benodigde bezettingsprofiel in een 24-uursschema (afbeelding).