Ontwerpen van een optimale werkorganisatie, de aanpak van vhp

ir. Gjalt Huppes Eur.Erg. en  ir. Marrieke van Veelen Eur.Erg.

Het ontwikkelen en realiseren van een optimale meldkamer begint met het ontwikkelen van een optimale werkorganisatie. Als de beoogde werkorganisatie duidelijk is, kunnen inrichting, hardware en software hier op worden afgestemd.

Aanpak 
Bij het ontwikkelen van een werkorganisatie onderscheiden we drie fasen:

• Ideevorming en haalbaarheid: In deze eerste fase helpen we u bij het boven tafel krijgen van de ideeën over de toekomstige werkorganisatie en bekijken we de haalbaarheid van deze ideeën. De doelstelling van de nieuwe meldkamer wordt geformuleerd en er wordt een strategische visie gevormd. Hierbij spelen de externe relaties van de meldkamer een centrale rol: voor wie werken wij en wat verwachten deze partijen van ons.
• Definitie werkorganisatie: Het woord definitie is een ander woord voor een Programma van Eisen. Tijdens deze fase wordt de huidige werkorganisatie in kaart gebracht en beoordeeld: wat zijn sterke punten en wat zijn zwakke punten in de huidige organisatie? Daarbij wordt ook gekeken naar de inputs en outputs van de meldkamer: welke inputs moet de meldkamer verwerken, op welke manier gebeurt dat en wat is de geleverde output?
• Ontwerp werkorganisatie: De ontwerpfase richt zich op het optimaliseren van de werkorganisatie op basis van de gewenste toekomstige situatie. Daarbij beginnen we met aanbevelingen voor het oplossen van gesignaleerde knelpunten. De oplossingen worden gerangschikt op basis van een kostenbaten analyse aan de hand waarvan we kunnen beslissen welke oplossingen het meest kansrijk zijn voor uw organisatie. Onderwerpen in het ontwerp van de de werkorganisatie zijn:

1. Taakdefinitie: Verdeling van taken over mensen en machines en een ruimtelijke verdeling van de taken: wie doet wat en waar gebeurt dat?
2. Functiebeschrijving: Verdelen van de taken verwerking over medewerkers, o.a. aan de hand van werkdruk onderzoek
3. Bedrijfsvoering: Beschrijven van de samenhang van de verschillende functies in verschillende situaties (dagelijkse operatie en verschillende incident situaties).

In alle stappen wordt rekening gehouden met alle onderdelen van de werkorganisatie. Daarin onderscheiden wij:

• De externe organisatie: alle partijen die invloed hebben op de werkorganisatie, onder andere de opdrachtgever van de meldkamer, de meldkamer zelf en de diverse in- en externe partijen die zorgen voor input aan de meldkamer en opvolging mogelijk maken.
• De interne organisatie: de organisatie van het werk binnen de meldkamer die concreet zorgt voor het realiseren van de doelen die voor de output gesteld zijn. Onderdelen hiervan zijn onder andere beschikbare input en output, personele bezetting en roosters.
• Procedures: de taakverdeling en de taakuitvoering binnen de meldkamer. Hierbij hoort onder andere de taakverdeling bij dagelijkse operatie en taakverdeling bij calamiteiten.

Resultaat 
Het doorlopen van de bovenstaande stappen resulteert in een aantal ‘producten’, waaronder:

• Beschrijving van de strategische visie voor alle belanghebbende partijen
• Beschrijving van de processen die van invloed zijn op het werken in de meldkamer
• Beschrijving van de taakuitvoering, functies en bedrijfsvoering in standaard omstandigheden en bij bijzondere omstandigheden (b.v. calamiteiten): wie doet wat?

Deze producten worden gebruikt in het verdere traject van de ontwikkeling van de meldkamer. Doordat het voor alle betrokken partijen helder is welke organisatie van het werk nagestreefd wordt, kan de rest van het ontwikkelings- en realisatietraject soepeler en efficiënter verlopen.